Implantar una nueva solución tecnológica puede transformar la gestión financiera de una empresa. Pero hay una realidad que a veces olvidamos:
La implantación no es el final del proyecto. Es el principio.
Las organizaciones evolucionan, aparecen nuevos procesos, cambian las necesidades del departamento financiero, se incorporan personas al equipo y surgen situaciones que inicialmente no estaban contempladas. Y cuando la tecnología forma parte de procesos críticos como la gestión de tesorería, contar con conocimiento especializado en el día a día puede marcar una diferencia importante. Ese es el propósito del servicio de soporte funcional FSS de Azurriga.
¿Qué es el soporte funcional?
Existe una diferencia importante entre solucionar una incidencia técnica y comprender cómo afecta esa incidencia al trabajo del usuario.  El soporte funcional parte precisamente de ese segundo enfoque. No se limita a preguntar si el sistema funciona. También se pregunta:
¿Está funcionando de la forma que necesita el departamento financiero?
Para responder correctamente es necesario conocer tanto la solución tecnológica como los procesos de negocio que existen detrás de ella.
En tesorería, eso significa comprender conciliaciones, comunicación bancaria, previsiones, pagos, contabilización y los diferentes circuitos que forman parte del trabajo diario.
¿Por qué es importante contar con soporte especializado?
Pensemos en una solución que lleva varios años implantada. Durante ese tiempo pueden haber aparecido nuevas cuentas bancarias, cambios en procedimientos internos, nuevas necesidades de reporting, nuevos usuarios o modificaciones en los circuitos de aprobación.
La solución inicial puede continuar funcionando correctamente y, sin embargo, la forma de utilizarla puede haber dejado de ser la más eficiente. Ahí es donde el soporte funcional aporta un valor que va más allá de resolver incidencias.
Permite acompañar la evolución de la herramienta junto con la evolución de la empresa.
Resolver incidencias sin perder de vista el negocio
Cuando aparece un problema en un proceso financiero, el tiempo importa. Pero también importa resolverlo correctamente.
Un especialista funcional puede comprender no solo qué está ocurriendo en la aplicación, sino también qué proceso financiero está afectado y cuáles pueden ser las consecuencias.
Esto permite abordar las incidencias desde una perspectiva más completa y reducir el impacto sobre la operativa diaria.
En un departamento donde existen procesos críticos y plazos que cumplir, disponer de este acompañamiento aporta tranquilidad y continuidad.
Optimizar lo que ya tienes
Uno de los aspectos más interesantes del soporte funcional es que no todo consiste en solucionar problemas. También permite identificar mejoras.
Una empresa puede estar utilizando correctamente su solución de tesorería y, aun así, mantener tareas manuales que podrían automatizarse.
  • Puede haber funcionalidades que no se estén aprovechando.
  • Procesos que podrían simplificarse.
  • Reglas que podrían revisarse.
  • Usuarios que podrían trabajar de forma más eficiente con una configuración diferente.
Por eso, el soporte funcional puede convertirse también en una herramienta de mejora continua.
Reducir la dependencia del conocimiento individual
Existe otro riesgo habitual en muchos departamentos financieros. Una determinada persona conoce perfectamente cómo funciona un proceso, una configuración o una operativa concreta,
pero ¿Qué ocurre si esa persona cambia de puesto, está de vacaciones o abandona la organización?
Cuando el conocimiento se concentra demasiado en determinadas personas, aparece una dependencia que puede afectar a la continuidad del proceso. Contar con soporte funcional especializado permite disponer de un conocimiento adicional sobre la solución y su funcionamiento, ayudando a que el departamento financiero tenga un punto de apoyo cuando lo necesita.
Tecnología y conocimiento funcional deben avanzar juntos
Una herramienta financiera puede ser técnicamente excelente, pero su valor depende en gran medida de cómo se utilice.
  • Las necesidades cambian.
  • Los procesos cambian.
  • La tecnología evoluciona.
  • Y las personas también.
Por eso, la mejora de un sistema financiero no debería limitarse a grandes proyectos de implantación realizados cada varios años.
Puede entenderse como un proceso continuo de revisión, optimización y evolución.
FSS de Azurriga: acompañamiento especializado para el día a día
En Azurriga conocemos profundamente los procesos de tesorería y las soluciones que los soportan. Nuestra experiencia en proyectos de gestión financiera y especialmente en entornos Sage XRT nos permite ofrecer un soporte basado en dos perspectivas complementarias:
Conocimiento tecnológico y conocimiento funcional.
El objetivo de FSS es acompañar al usuario en su operativa diaria, ayudar a resolver incidencias y contribuir a optimizar los procesos para que la solución continúe aportando valor a medida que las necesidades de la organización evolucionan.
No se trata únicamente de solucionar lo que deja de funcionar. Se trata también de preguntarnos:
  • ¿Podría funcionar mejor?
  • ¿Estás aprovechando todo el potencial de tu solución financiera?
Si utilizáis Sage XRT u otras soluciones vinculadas a vuestros procesos financieros, merece la pena revisar periódicamente cómo se están utilizando.
  • ¿Cuántas tareas siguen siendo manuales?
  • ¿Qué incidencias se repiten?
  • ¿Qué procesos consumen demasiado tiempo?
  • ¿Qué funcionalidades podrían aprovecharse mejor?
  • ¿Qué ha cambiado desde que se realizó la implantación?
Las respuestas pueden revelar oportunidades importantes de mejora.
Contacta con Azurriga y descubre cómo nuestro soporte funcional puede ayudarte a optimizar el día a día de tu gestión financiera.